Política de privacidad y tratamiento de datos personales de SportClub

Vigente desde: 2026-11-13

Esta política explica qué datos personales tratan las aplicaciones ARCI | Directores (para el club) y ARCI | Miembros (para miembros y familias), de SportClub; quién responde por ellos; para qué se usan; cómo ejercer sus derechos y cómo pedir que se borren. Se escribe conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015), de Colombia.

1. Quién responde

SportClub lo opera Darien Stiven Herrera Mendez, persona natural, con domicilio en San Pablo, Bolívar, Colombia. Correo de contacto para asuntos de datos personales: privacidad@arcinus.com.

Hay dos situaciones:

• Los datos de los miembros, tutores y menores los carga y decide el club. El club es el responsable del tratamiento: decide para qué se usan y responde ante sus miembros. SportClub los trata por cuenta del club, como encargado, solo para prestarle el servicio.
• Los datos de las cuentas de quienes usan la aplicación del club (director, entrenadores y administración: correo, nombre y registro de sesiones) los trata SportClub como responsable, para dar acceso y mantener el servicio seguro.

La persona o área que atiende peticiones, consultas y reclamos de datos personales es el propio operador, en el correo de arriba.

2. Qué datos se tratan y para qué

Los datos los carga el club o la propia persona. SportClub no compra datos ni los toma de otras fuentes.

Datos de salud. Las aplicaciones no piden ni muestran alergias, condiciones médicas, lesiones, grupo sanguíneo ni notas médicas. El contacto de emergencia (nombre y teléfono), la altura y el peso son los únicos datos cercanos a la salud que las aplicaciones piden, y son opcionales. El servidor tampoco guarda ni devuelve alergias, condiciones médicas, lesiones, grupo sanguíneo ni notas médicas: si una versión vieja de una aplicación los enviara, se ignoran.

Ubicación. Las aplicaciones no piden permiso de ubicación (GPS) ni usan mapas. La dirección de la sede del club es un dato que el club escribe.

Permisos del teléfono. La app del club pide permiso de cámara (solo para tomar la foto de un miembro o el logo del club) y de notificaciones. Las notificaciones las genera la propia app en el teléfono: no se usan notificaciones enviadas desde un servidor ni servicios de terceros para eso. La app de miembros solo usa internet y no pide ningún otro permiso.

Publicidad y análisis. No hay publicidad, no se usa identificador de publicidad, ni herramientas de análisis o de reporte de fallos de terceros. Ninguna de las dos aplicaciones incluye librerías de terceros que envíen datos a otras empresas; solo hablan con el servidor de SportClub.

3. Autorización

Al usar la aplicación, se entiende que conoce esta política, que puede leer en la pantalla de ingreso de la aplicación del club. El club es quien debe tener la autorización de sus miembros (o de sus tutores) para cargar sus datos. SportClub no usa los datos para nada distinto del servicio, no los vende y no los cede para publicidad. La prueba de esa autorización la debe conservar el club, que es el responsable de los datos de sus miembros; si usted quiere conocerla, pídala al club o al correo de la sección 1. Las condiciones entre SportClub y cada club (qué datos trata SportClub por cuenta del club y para qué) se están definiendo por contrato.

4. Menores de edad

Los menores no tienen cuenta propia. Su ficha la gestiona su padre, madre o tutor, o el club. El tratamiento de sus datos se limita a la gestión deportiva del club, responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales. La autorización la da su representante legal (padre, madre o quien tenga la representación legal del menor), después de escuchar la opinión del menor según su madurez. Responder preguntas sobre los datos de un menor es facultativo (art. 12 de la Ley 1581 y art. 12 del Decreto 1377). El tutor puede ver, corregir o pedir borrar los datos de su hijo, escribiendo al correo de la sección 1 o pidiéndolo al club.

5. Con quién se comparten

No se venden datos. Solo los ven:

• El club al que pertenece la persona, según los permisos que da a su director, entrenadores y administración.
• Proveedores que hacen funcionar el servicio, por cuenta nuestra: Cloudflare, que guarda la base de datos y los archivos (como las fotos), hace funcionar el servidor y manda los correos con el código de entrada desde mail.arcinus.com. La base de datos y los archivos están en el este de Norteamérica, es decir, fuera de Colombia; el servidor se ejecuta en los centros de datos de Cloudflare cercanos a quien se conecta. Esto es una transmisión internacional de datos: se hace solo para prestar el servicio, y Estados Unidos figura en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Única, Título V). No se usa ningún servicio de Google.

• Autoridades, solo si una ley o una orden válida lo exige.

6. Seguridad

• Todo el tráfico entre la aplicación y el servidor va cifrado (HTTPS).
• No hay contraseñas: se entra con un código de 6 dígitos que llega al correo, vale 5 minutos, no se guarda en claro en el servidor y se bloquea tras 3 intentos fallidos. Se limitan los pedidos de código por persona y por conexión.
• La sesión dura 7 días. El permiso que la app presenta al servidor dura 15 minutos y no lleva el correo ni el nombre.
• La copia de seguridad en la nube del sistema Android está desactivada en las dos aplicaciones.
• Cada persona ve solo lo que su rol permite en su club.

La app del club guarda en el teléfono una copia de los datos del club para funcionar sin conexión, y ambas apps guardan su sesión en el teléfono; esos datos locales no están cifrados aparte (no se promete más que la protección del propio teléfono). Ninguna medida es perfecta. Si hay una filtración que afecte datos personales, se avisará al club, a las personas afectadas y a la Superintendencia de Industria y Comercio, en los plazos y en los casos en que la ley lo exija.

7. Sus derechos

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Acceder a ellos de forma gratuita.
• Pedir que se borren (supresión) y revocar la autorización, salvo que una ley obligue a conservarlos (ver sección 9).
• Pedir prueba de la autorización que dio para el tratamiento de sus datos, salvo los casos en que la ley no exige esa autorización.
• Ser informado, si lo pide, del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cómo ejercerlos. Escriba al correo de la sección 1 desde el mismo correo con el que usa la aplicación, o al club si los datos son de un club. Diga qué quiere (consultar, corregir, borrar) y, si es tutor, de qué menor.

Plazos.

• Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, se le avisa el motivo y la nueva fecha, que no pasará de 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar o suprimir): respuesta en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, se le avisa el motivo y la nueva fecha, que no pasará de 8 días hábiles más.

Cuando el dato sea de un club, SportClub, como encargado, le traslada el pedido al club o lo atiende según lo que el club indique.

8. Dónde se guardan los datos

Los datos se guardan en Cloudflare, en el este de Norteamérica (ver sección 5). Los registros de seguridad (sesiones y dirección IP) se conservan mientras sean necesarios para la seguridad del servicio; hoy no se borran automáticamente al vencer y se está definiendo un plazo. Mientras el club use SportClub, se conservan los datos de sus miembros; si un miembro se archiva, el club decide si mantiene o borra su ficha, y hoy una ficha archivada se conserva hasta que se borre; se está definiendo un plazo máximo. Los registros de pedidos de código se borran a las 24 horas.

Período de vigencia de la base de datos. Los datos se conservan mientras la cuenta o la relación de la persona con el club esté activa, y después por el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que se recogieron y las obligaciones legales. Los pagos, cuotas y movimientos de cobranza se conservan durante 10 años (ver sección 9) y las copias técnicas de respaldo, hasta 30 días después del borrado. Cumplido ese tiempo, los datos se borrarán o se anonimizarán; hoy esa limpieza se hace a mano y no hay un proceso automático.

9. Borrar la cuenta y sus datos

Puede pedir el borrado de su cuenta de dos maneras, aunque ya haya desinstalado la aplicación:

1. Dentro de la aplicación: en Mi cuenta (aplicación de miembros) o en Perfil (aplicación del club), "Eliminar mi cuenta".
2. Por correo, sin entrar a la aplicación: escriba a privacidad@arcinus.com desde el correo de su cuenta. Nosotros registramos el pedido a mano y le enviamos un aviso de recibido a ese mismo correo; si usted no lo pidió, responda a ese aviso y lo cancelamos. Detalle en la página para pedir el borrado de cuenta.

Plazo. El borrado se hace dentro de 15 días hábiles desde el pedido. Si no es posible, se le avisa el motivo y la nueva fecha dentro de esos 15 días, y el plazo no pasará de 8 días hábiles más. Se le avisa por correo cuando termina. Si es director de un club activo, su pedido queda registrado, pero no se puede completar mientras el club siga activo: primero hay que transferirlo o cerrarlo. En ese caso no hay fecha de borrado hasta que eso ocurra.

Qué se borra. La cuenta de entrada (correo, sesiones y códigos de acceso) y los datos personales de la ficha: nombre, correo, teléfono, dirección, ciudad, país, fecha de nacimiento, foto, contacto de emergencia, datos deportivos y los vínculos entre tutor y menor. La ficha queda anonimizada: aparece como «Miembro eliminado» y no se puede volver a asociar con usted. La asistencia queda sin su nombre ni sus notas, y las confirmaciones de asistencia a eventos se borran. También se vacían los textos libres que se hayan escrito en sus pagos y cobros (notas y descripciones).

Qué se guarda y por qué. Los pagos, cuotas y movimientos de cobranza se guardan durante 10 años desde el último comprobante, porque la ley obliga a conservar los soportes y libros contables (art. 28 de la Ley 962 de 2005 y art. 60 del Código de Comercio); ese plazo cubre también el mínimo tributario de 5 años. El pago queda ligado a la ficha anonimizada, sin su nombre, y conserva monto, fecha, método, concepto y referencia. La referencia (por ejemplo, el número de una transferencia) se conserva porque ata el pago al banco durante ese tiempo, y puede contener lo que el club escribió en ella. Los registros de seguridad de cambios de acceso tienen identificadores de cuenta y no el correo. El motivo de un cambio de acceso es texto libre y puede traer datos personales: al borrar una ficha, el motivo de los registros de esa ficha se reemplaza por «[borrado]»; los demás registros se conservan para auditoría de seguridad y hoy no se revisa su texto libre.

Copias de seguridad. La base de datos tiene una función automática de Cloudflare (Time Travel) que permite volver a un estado anterior; por eso lo borrado puede seguir existiendo en esa copia hasta 30 días después del borrado. No hay otras copias de la base de datos ni de los archivos que se hayan configurado en el código.

Datos que tiene el club. Si el club tiene sus datos fuera de la aplicación, el club decide qué hacer con ellos: pídaselo a él.

10. Cambios

Si esta política cambia de forma importante, se avisará dentro de la aplicación y se actualizará la fecha de vigencia.

11. Contacto

Darien Stiven Herrera Mendez, San Pablo, Bolívar, Colombia. Correo: privacidad@arcinus.com.